Perustelut
Hallintosäännön 16. luvun 119 §:n mukaan toimielin pitää kouksensa päättämänään aikana ja paikassa.
Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.
Puheenjohtaja voi peruuttaa kokouksen.
Hallintosäännön 16. luvun 120 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä siinä käsiteltävät asiat (asialista).
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Hallintosäännön 16. luvun 122 §:ssä säädetään esityslistan julkaisemisesta yleisessä tietoverkossa. Sen mukaan esityslistat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.
Hallintosäännössä on myös säännökset koskien sähköistä päätöksentekomenettelyä (hallintosäännön 16. luvun 116 -118 §, 121
§).
Päätösehdotus
Puheenjohtajan ehdotus:
Lautakunta päättää kokouskutsun ja esityslistan lähettämistavasta sekä kokousten ajankohdat.