Kuvaus
Lapuan kaupunki on pyytänyt 3.6.2026 tarjousta tilanvarausjärjestelmän hankinnasta ja ylläpidosta. Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Kilpailutus toteutettiin lähettämällä tarjouspyyntö kolmelle yritykselle, joista yksi tarjoaja ilmoitti ennen tarjouskilpailun päättymistä, etteivät he tule jättämään tarjousta.
Tarjoajina olivat Asio-Data Oy ja Timmi Software Oy. Molemmat tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.
Tarjouksen hintatietoina tuli tarjouksessa ilmoittaa seuraavat osa-alueet (€): käyttöönottoprojektin kiinteä hinta sisältäen pääkäytön koulutukset, ylläpitopalvelun vuosihinta ja integraatioiden hinnat erillisinä hintoina. Tarjoushinnat pyydettiin antamaan arvonlisäverottomina. Liitteenä on Lapuan kaupungin kokoama yhteenveto tarjousten hintatiedoista. Lisäksi yhteenvedossa on erillisessä sarakkeessa tarjousvertailussa huomioitavat käyttöönottokustannukset ja ylläpitohinnat sisältävä kokonaisuus ja erikseen optiohinnat.
Molemmat tarjoajat olivat täyttäneet tarjouspyynnön liitteeseen 2 tarjouksen hankinnan kohteelle asetettavat kriteerit (kyllä tai ei). Asio-Data Oy:n ilmoituksen mukaan kaikki 14 kriteeriä täyttyivät ja Timmi Sofware Oy:n ilmoituksen mukaan kriteereistä täyttyi 11 kriteeriä. Toiminnallisia vaatimuksia ja niiden monipuolisuutta ja käytettävyyttä arvioitiin myös esittelyissä, jotka järjestettiin tarjoajien kanssa tarjousten saapumisen jälkeen ennen päätöksentekoa.
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu koostuu hinnasta, laadusta ja käyttäjäkokemuksesta. Tarjouspyynnön mukaisesti hinnan painoarvo on 30 pistettä sekä laadun ja käyttäjäkokemuksen painoarvo on yhteensä 70 pistettä. Laadun ja käyttäjäkokemuksen painoarvo on tarjouspyynnön mukaisesti jaettu osa-alueisiin käyttöönottoprojektin kuvaus 0-10 pistettä, raportoinnin laatu ja hyödynnettävyys 0-10 pistettä ja esittely järjestelmän käytöstä 0-50 pistettä. Esittelyssä arvioitiin hankinnan kohteelle asetettujen kriteerien toiminnallisuutta, joiden monipuolisuus ja käytettävyys arvioitiin pisteytettäessä tilavarausjärjestelmien laatua. Aiemmin mainitussa yhteenvedossa on Lapuan kaupungin yhteenveto päätöksenteon kriteereistä ja annetuista pisteistä.
Tarjousten hintavertailuun otettiin mukaan käyttöönottokustannukset ja neljän vuoden ylläpitokustannukset ilman arvonlisäveroa. Asio-Data Oy:n kokonaishinta oli 24.000 euroa eli edullisempi, joten Asio-Data Oy sai täydet hintapisteet 30. Timmi Software Oy:n kokonaishinta oli 25.304 euroa ja Timmi Software Oy sai hintapisteitä 28,45.
Laatu ja käyttäjäkokemusta arvioitiin erikseen ja liitetyssä yhteenvedossa on pisteet erikseen Asio-Data Oy:n ja Timmi Software Oy:n osalta. Yhteensä Asio-Data Oy sai laatu ja käyttäjäkokemuksesta 65 pistettä ja Timmi Software Oy sai 60 pistettä.
Yhteenlaskettuna Asio-Data Oy sai 95 pistettä ja Timmi Software Oy sai 88,45 pistettä. Asio-Data Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinta-laatusuhteiltaan paras.
Tarjouspyynnössä pyydettiin integraatioiden hinnat esittämään käyttöönottoprojektista erillisinä hintoina. Tarjouspyynnössä todettiin, että tilaajalla on oikeus määritellä, mitkä integraatiot tilaukseen sisällytetään. Liitteenä olevassa yhteenvedossa on mainittu myös integraatioihin liittyvät käyttökustannukset ja ylläpitohinnat, mutta niitä ei ole laskettu tarjouspyynnössä mainitun mukaisesti tarjousvertailuun.
Hankinnan kokonaisarvo neljälle vuodelle on enimmillään 24.000 euroa sekä optiot lisättynä 15.550 euroa eli yhteensä enimmillään 39.550 euroa. Hankinnan koosta johtuen hankintapäätöksen tekee kaupunginjohtaja.