Valmistelija
Minna Kangasluoma, Hallintopäällikkö, minna.kangasluoma@lapua.fi
Perustelut
Lapuan kaupungin hallintosäännön 51 §:ssä on määrätty asiakirjahallinnon käytännöistä, vastuista ja valvonnasta.
Asiakirjahallinnon järjestäminen kaupungissa kuuluu kaupunginhallitukselle, jolla on vastuu asiakirjahallinnon organisoinnista, toimeenpanosta ja resursseista. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä.
Lapuan kaupungilla on asiakirjahallinnon toimintaohjeet. Ohjeen tarkoituksena on kuvata ja koota yhteen ne vastuut, jotka liittyvät asiakirjahallinnon alaisiin tehtäviin. Toimintaohjetta päivitetään säännöllisesti.
Liitteenä on nyt päivitetty asiakirjahallinnon laatukäsikirja. Asiakirjahallinnon laatukäsikirjan tarkoituksena on ohjata Lapuan kaupungin asiahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkiston hoitoa. Toimintaohje toimii käytännön ohjeena kaikille asiakirjojen käsittelyyn osallistuville. Liitteenä olevan päivitetyn asiakirjahallinnon laatukäsikirjan tietopyyntöjä koskevan otsakkeen 6.1 selventämiseksi kaupunginhallituksen tulisi hyväksyä myös tietopyynnön käsittelyyn sisältyvä päivitetty prosessikuvaus, jonka mukaisesti tietopyyntöihin Lapuan kaupungilla vastataan.
Tietopyynnöistä aiheutuviin kustannuksiin sovelletaan kaupunginhallituksen 21.6.2021 § 12 hyväksymää asiakirjaa nro 348. Asiakirjan nro 348 mukaan Lapuan kaupunki ei peri maksua tietopyyntöihin vastaamisesta, mutta perii kuitenkin kohtuulliset kopio-, lunastus- ja lähetysmaksuista sekä tavanomaisen työn ylittävästä tiedonetsintätyöstä aiheutuvat kustannukset. Tällöin tietopyynnön lähettäjälle ilmoitetaan etukäteen arvio kustannuksista.
Lisäksi kaupunginhallituksen tulisi nimetä asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt.
Päivitetty Lapuan kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirja sekä tietopyyntöihin liittyvä prosessikuvaus on liitteenä.
Ehdotus
Esittelijä
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Kaupunginjohtajan ehdotus:
Kaupunginhallitus
1. hyväksyy Lapuan kaupungin asiakirjahallinnon päivitetyn laatukäsikirjan ja
2. määrää Lapuan kaupungin asiakirjahallintoa, arkistointia ja arkistonmuodostusta johtavaksi viranhaltijaksi hallintopäällikkö Minna Kangasluoman
3. nimeää Lapuan kaupungin arkistonmuodostajaksi asianhallintasihteeri Marjut Hartikaisen
4. esittää lautakunnille, että ne nimeävät asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt omalla toimialallaan.
Päätös
Kaupunginjohtaja alusti asiaa.
Kaupunginjohtaja muutti ehdotustaan siten, että 1. kohdan lause "kaupunginhallitus hyväksyy Lapuan kaupungin asiakirjahallinnon päivitetyn laatukäsikirjan ja" korjataan muotoon "kaupunginhallitus hyväksyy Lapuan kaupungin asiakirjahallinnon päivitetyn laatukäsikirjan ja tietopyynnön käsittelyyn sisältyvän prosessikuvauksen".
Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen sekä 1. kohdan muutetun ehdotuksen keskustelun jälkeen.