Perustelut
Uudistettu hankintalaki vahvistettiin kesäkuussa 2026 ja sen tavoitteena on lisätä avointa kilpailua julkisiin hankintoihin sekä rajata sidosyksiköiden eli niin sanottujen in-house -yhtiöiden käyttöä. Hankintayksikön on omistettava vähintään 10 prosenttia osakeyhtiömuotoisesta sidosyksiköstä, jotta siltä voi ostaa palveluita ilman kilpailuttamista. Lapuan kaupungin käytössä oleva asianhallintajärjestelmä on vuonna 2021 hankittu Kuntien Tieralta, jonka osakkeista Lapuan kaupunki omistaa alle 10 prosenttia. Tulevaa hankintalain muutosta ennakoiden Lapuan kaupunki käynnisti kilpailutuksen asianhallintajärjestelmän hankinnasta, joka hankitaan SaaS-palveluna.
Kilpailutuksessa asiantuntija-apuna toimi Kivistö Consulting Oy:stä Timo Kivistö.
Ennen kilpailutuksen toteuttamista Lapuan kaupunki toteutti markkinakartoituksen 21.4.2026 – 4.5.2026 klo 12 välisenä aikana. Markkinakartoitukseen saatiin 5 vastausta ja siihen osallistuivat Fujitsu Finland Oy, Innofactor Dynasty Oy, Rivena Oy, Triplan Oy ja Twoday Oy.
Lapuan kaupungin asianhallintajärjestelmän hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Hilma-järjestelmässä 3.6.2026 ja hankintailmoitusta tarkennettiin vielä 8.6.2026. Hankintailmoitus koski asianhallintajärjestelmän hankintaa ja ylläpitoa neljälle vuodelle. Kyseessä on EU:n kynnysarvon alittava hankinta. Hilma-ilmoituksessa on määritelty tarjoajan kelpoisuusehdot, asianhallintajärjestelmälle asetetut vaatimukset sekä valintaperusteet.
Tarjouspyynnön mukaisesti valintaperusteet pisteytettiin seuraavasti: hintapisteet 25 %, vaatimusdokumentin pisteet 35 % ja käytettävyysvertailun pisteet 40 %.
Määräaikaan 18.6.2026 klo 23:45 mennessä tarjouksen on jättänyt 3 tarjoajaa: Innofactor Dynasty Oy, Triplan Oy ja Twoday Oy. Tarjoajien kelpoisuutta arvioitaessa kaikki tarjoukset täyttivät kelpoisuusehdot.
Tarjousten käytettävyysvertailussa arvioitiin yleistä toiminnallisuutta ja kolmea käyttötapausta. Tarjousten käytettävyyden esittelyt järjestettiin 17.8.-20.8.2026.
Liitteenä olevan tarjousvertailun perusteella eniten pisteitä eli 81,26 pistettä sai Innofactor Dynasty Oy, joka voitti tarjouskilpailun. Järjestelmän jatkuvan palvelun perusmaksu on 3.807 euroa kuukaudessa eli 48 kuukauden hinta on yhteensä 182.736 euroa ilman arvonlisäveroa. Lisäksi käyttöönoton ja koulutuksen arvioitu kustannus on 33.000 euroa ilman arvonlisäveroa. Hankinnan kokonaisarvo on 215.736 euroa. Hankinta on EU:n kynnysarvon alittava hankinta.
Tarjousvertailussa toiseksi sijoittui Triplan Oy 68,46 pisteellä ja kolmanneksi sijoittui Twoday Oy 64,86 pisteellä.
Hyväksytyn tarjouksen jättäneen tarjoajan kanssa allekirjoitetaan liitteenä olevan luonnoksen mukainen hankintasopimus.
Tarjousasiakirjat, lukuunottamatta salassa pidettäviä tietoja, tulevat julkisiksi sen jälkeen, kun asiassa on tehty hankintasopimus. Tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa.
Liitteenä on tarjousvertailu ja sopimusluonnos.
Nykyisen asianhallintajärjestelmän vuotuiset ylläpitokustannukset ovat ilman arvonlisäveroa noin 34.000 euroa vuodessa, joten vuotuiset käyttökustannukset nousevat noin 12.000 euroa vuodessa.
Hallintosäännön 33 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää yli 150.000 euron suuruisista hankinnoista.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Kaupunginjohtajan ehdotus:
Kaupunginhallitus päättää
1. hyväksyä Innofactor Dynasty Oy:n tarjouksen Lapuan kaupungin asianhallintajärjestelmän hankinnasta sisältäen neljän vuoden ylläpidon yhteishintaan 215.736 euroa ilman arvonlisäveroa liitteenä olevan tarjousvertailun perusteella.
2. valtuuttaa kaupunginjohtajan valmistelemaan ja allekirjoittamaan liitteen mukaisen sopimusluonnoksen mukaisen sopimuksen Innofactor Dynasty Oy:n kanssa.
3. toteaa, että hankintasopimus syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisella.
4. valtuuttaa tietohallintopäällikön irtisanomaan nykyisen asianhallintajärjestelmän sopimuksen päättyväksi ajankohtaan, jolloin uusi asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön.