Valmistelija
Päivi Luhtala-Sipilä, henkilöstöpäällikkö, paivi.luhtala-sipila@lapua.fi
Perustelut
Työnantajalla on työnjohto- ja valvontaoikeus, johon kuuluu oikeus myös määrätä muun muassa mihin tarkoitukseen työnantajan tietoverkkoa ja sähköpostia käytetään. Valvontaoikeuden käyttämisessä on otettava huomioon työntekijöiden yksityisyyden suoja sekä tarpeellisuusvaatimus, josta säädetään työelämän tietosuojalaissa. Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Työnantaja ei kuitenkaan saa käsitellä mitä tahansa työntekijää koskevia henkilötietoja.
Perustuslain mukaan viestin salaisuus on loukkaamaton, tämä koskee myös sähköpostiviestejä. Työelämän tietosuojalaissa (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä) säädetään perusteista, joilla työnantajalla on oikeus käsitellä viestejä. Työnantajalla on oikeus hakea esille tai avata työntekijän käyttöön osoitettuun sähköpostiosoitteeseen tämän poissa ollessa lähetettyjä tai työntekijän tällaisesta sähköpostiosoitteesta välittömästi ennen poissaoloaan lähettämiä sähköpostiviestejä, kun tietyt edellytykset täyttyvät.
Sähköpostiviestien hakeminen tarkoittaa viestien otsikkotietojen listaamista niin, ettei itse viestiä lueta. Sähköpostin avaaminen tarkoittaa viestin lukemista ja sitä edeltää aina sähköpostin hakeminen.
Tietojärjestelmien hakemistoihin, levytiloille tai irrallisille muistialustoille tallennettujen tiedostojen käsittelystä ei säädetä työelämän tietosuojalaissa. Tiedosto rinnastuu pääsääntöisesti irtaimeen esineeseen. Viestinnän luottamuksellisuus ei pääsääntöisesti koske em. alustoille tallennettuja tiedostoja. Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus työtehtävissä syntyneeseen materiaaliin.
Työntekijöiden sähköpostien sekä verkkokansioiden ja tiedostojen käsittelystä on valmisteltu liitteen mukainen ohje. Ohjeen liitteenä on myös sähköpostin käsittelysäännöt.
Työelämän tietosuojalaissa todetaan, että mm. sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely kuuluvat työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta annetussa laissa tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin.
Ehdotus
Esittelijä
Päivi Luhtala-Sipilä, henkilöstöpäällikkö, paivi.luhtala-sipila@lapua.fi
Henkilöstöpäällikön ehdotus:
Työsuojelu- ja yhteistyötoimikunta
1. merkitsee tiedoksi ohjeen työntekijöiden sähköpostien sekä verkkokansioiden ja tiedostojen käsittelystä sekä sähköpostin käsittelysäännöt
2. tarvittaessa esittää kommentit ohjeista.
Päätös
Keskustelun jälkeen työsuojelu- ja yhteistyötoimikunta merkitsi tiedoksi ohjeen työntekijöiden sähköpostien sekä verkkokansioiden ja tiedostojen käsittelystä sekä sähköpostin käsittelysäännöt.