Perustelut
Hallinnon toimiala toimii kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alaisuudessa. Hallinnon toimiala koostuu hallintopalveluista, talouspalveluista, henkilöstöpalveluista ja tietohallintopalveluista sekä viestinnästä, markkinoinnista ja maahanmuutto- yms. palveluista. Lapuan kaupungilla hallinnon toimialalla työskentelee kaupunginjohtajan lisäksi 21 henkilöä, joista 19 on vakinaisia. Hallinnon toimialan henkilöstö toimii pääosin asiantuntijatehtävissä.
Toimistosihteerin toimi on vapautumassa 1.8.2024 alkaen. Osana talouden toimenpideohjelmaa toteutamme toiminnallisia muutoksia pääasiallisesti eläköitymisten yhteydessä. Samassa yhteydessä arvioidaan uudelleen tehtäväkokonaisuuksia. Hiljaisen tiedon siirtäminen edellyttää sitä, että rekrytoitava hallintosihteeri työskentelee limittäin toimistosihteerin kanssa.
Hallintosihteeri osallistuu kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja puheenjohtajiston työryhmän esityslistojen valmisteluun ja päätösten hallinnolliseen täytäntöönpanoon sekä toimii toimielinten sihteerien varahenkilönä. Hallintosihteerin tehtäviin kuuluu myös arkistointiin ja asiakirjahallintaan liittyviä tehtäviä ja hän tulee toimimaan kirjaamon varahenkilönä. Hallintosihteeri toimii CaseM-järjestelmän pääkäyttäjänä sekä Innofactorin sidonnaisuusrekisterin pääkäyttäjänä. Hallintosihteeri osallistuu kaupungin verkkosivujen päivitykseen sekä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen päätöksistä tiedottamiseen hallintopäällikön ohjeiden mukaisesti.
Lapuan kaupungin hallintosäännön 35 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää toimien perustamisesta.
Lapuan kaupungin hallintosäännön 36 §:n mukaan toimien täyttäminen edellyttää täyttölupaa kaupunginhallitukselta.
Lapuan kaupungin hallintosäännön 39 §:n mukaan hallintopäällikkö (=vastuualueen päällikkö) esittelee ja kaupunginjohtaja ratkaisee hallintopalveluiden toimialan työntekijöiden valinnan.
Hallintosihteerin toimen perustamislomake on liitteenä.
Ehdotus
Esittelijä
-
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Kaupunginjohtajan ehdotus:
Kaupunginhallitus päättää
1. perustaa hallintosihteerin toimen 1.3.2024 alkaen.
2. myöntää täyttöluvan hallintosihteerin toimelle 1.3.2024 alkaen.
Päätös
Kaupunginjohtaja alusti asiaa. Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen keskustelun jälkeen.