Valmistelija
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Minna Kangasluoma, Hallintopäällikkö, minna.kangasluoma@lapua.fi
Perustelut
Helena Lahtinen ja 20 muuta valtuutettua jättivät 5.2.2024 valtuustoaloitteen toimielinten hybridikokouksista. Valtuustoaloitteena esitettiin seuraavaa:
”Esitämme, että Lapuan kaupungin hallintosääntöä saatetaan ajan tasalle niin, että toimielinten hybridikokoukset ovat mahdollisia.”
Lapuan kaupungin hallintosääntö mahdollistaa sähköisen kokouksen järjestämisen. Hallintosääntöä on tämän osalta uudistettu jo aiemmin. Nykyisen hallintosäännön 116 §:n mukaan ”Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).” Nykyisen hallintosäännön 117 §:n mukaan ”Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti.” Lisäksi nykyisen hallintosäännön 120 §:n mukaisesti ”Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.” Jo nykyisen hallintosäännön mukaan toimielimen kokous voidaan pitää hybridikokouksena puheenjohtajan päätöksellä ja kokouskutsussa tulee olla maininta siitä, että kokous pidetään hybridikokouksena. Hallintosäännön muutokseen ei siis ole tarvetta.
Hallintosäännön 116 §:n mukaan ”Toimielin vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.” Tällä hetkellä Lapuan kaupungin tekniset laitteet eivät täytä sähköiselle kokoukselle edellytettäviä vaatimuksia. Tietohallintoyksikkö on pyytänyt alustavia tarjouksia neuvottelutilojen AV-järjestelmien uusimiseksi. Järjestelmien hankkiminen edellyttää määrärahojen varaamista vuoden 2025 talousarvioon.
Ehdotus
Esittelijä
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Kaupunginjohtajan ehdotus:
Kaupunginhallitus päättää
1. merkitä selvityksen tiedokseen ja esittää selvityksen kaupunginvaltuustolle vastauksena valtuustoaloitteeseen.
2. esittää kaupunginvaltuustolle, että valtuustoaloite katsotaan loppuunkäsitellyksi.
Päätös
Kaupunginjohtaja alusti asiaa. Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen keskustelun jälkeen.