Perustelut
Kaupungin eri toimipisteisiin on hankittu monitoimi- ja tulostuslaitteita eri aikoina sekä myös eri toimittajilta, joten käytäntö on aika kirjavaa. Pyrkimyksenä on nykyaikaistaa asiakirjatuotantoa ja dokumenttien kokonaishallintaa ja luopua työntekijöiden henkilökohtaisista tulostuslaitteista ja keskittää tulostustoiminnot yhteisiin monitoimilaitteisiin. Tämä edellyttää, että työntekijöiden koneelta on toimiva verkkoyhteys monitoimilaitteeseen.
Monitoimilaitteiden hallittavuuden parantamiseksi pyritään laitekannan vakioimiseen ja palvelujen yhtenäistämiseen keskittämällä monitoimilaitteiden hankinta samaan tuotemerkkiin ja yhteen toimittajaan.
Tietohallinto on tehnyt tulostimien ja monitoimikoneiden osalta kartoitusta nykytilanteesta sekä selvittänyt, minkälaisilla ja millä määrällä monitoimikoneita eri yksikköjen tarpeet tulevat hoidetuksi. Tässä kartoituksessa on tehty yhteistyötä niiden toimijoiden kanssa, joiden konekantaa tällä hetkellä on käytössä.
Kartoituksen pohjalta on päädytty siihen, että jatkossa kaupungin eri toimipisteissä monitoimikoneiden määrä olisi noin 50 kpl, konetyypit ja niiden ominaisuudet vaihtelevat toimipisteittäin.
Monitoimi- ja tulostuslaitteet on tarkoitus vuokrata sekä hankkia niihin liittyvät ylläpitopalvelut. Hankinnan ennakoitu arvo laskettuna neljälle vuodelle ylittää EU-kynnysarvon.
Monitoimi- ja tulostuslaitteiden kilpailuttamisessa huomioidaan seuraavat periaatteet:
- laitteiden vuokra sekä ylläpitopalvelut (väriaine- ja muut tarviketilaukset, huoltokutsut, integraatioiden ylläpito, automaattiset ohjelmistopäivitykset)
- tarjouspyyntö pyydetään 50 laitteen mukaisesti, huomioidaan mahdolliset sopimuskaudella tapahtuvat muutokset
- sopimuskausi on 4 vuotta
- turvatulostamisen mahdollisuus
- yhteensopivuus kaupungin järjestelmien kanssa
- huollon vasteaika enintään 4 tuntia
- tulostus A6-A3 paperikoot, kaksipuoleisuus, tulostusnopeus vähintään 30-60 sivua minuutissa, määritellään laitekohtaisesti
Periaatteet tarkentuvat kilpailutuksen valmistelussa ja tarjouspyynnössä.
Ehdotus
Esittelijä
-
Satu Kankare, Kaupunginjohtaja, satu.kankare@lapua.fi
Kaupunginjohtajan ehdotus:
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä monitoimi- ja tulostuslaitteiden kilpailutuksen käynnistämisen.
Päätös
Kaupunginjohtaja alusti asiaa. Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen keskustelun jälkeen.